Professioneel inhuren: zelf doen of uitbesteden?

Talloze organisaties – groot en klein, profit en non-profit – maken gebruik van flexibele arbeid. Lang niet allemaal hebben dit ingevuld vanuit een professioneel inhuurproces. Paul Oldenburg van Staffing Management Services, onderdeel van HeadFirst Group, omschrijft een professioneel inhuurproces in het boek ‘Professioneel Inhuren van Flexibele Arbeid’ als een geïntegreerd proces met een duidelijk doel: het vinden en binden van de ideale flexwerken tegen minimale transactiekosten en maximale kwaliteit met de regie in eigen hand. Een uitgangspunt die mede dankzij aanleidingen als aangescherpte wetgeving, kostenbewustzijn en natuurlijk schaarste voor alle organisaties het streven zou moeten zijn. Oldenburg zette in een webinar uiteen welke én vooral hoe je de eerste cruciale stap hier naartoe kunt zetten.

De geschiedenis leert dat verschillende gebeurtenissen drijfveren zijn geworden om het inhuurproces te professionaliseren. Kostenbesparing vanwege de economische crisis (2008-2014) is daar een goed voorbeeld van. Compliancy werd aan het rijtje toegevoegd nadat een hele reeks wetgeving (WAS, WAADI, WKA, WWZ en Wet DBA) elkaar vanaf 2013 opvolgde. Ook wetten als de Aanbestedingswet (2016-2018) en de AVG (2018-2019) spelen een belangrijke rol om de inhuur van externen professioneel aan te pakken. Volgens Oldenburg kan de toenemende schaarste hier niet los van worden gezien. “Een goed inhuurproces zorgt ervoor dat jij een professional kan vinden en de ‘buurman’ niet”.

Inhuurvolwassenheid
Om de professionaliteit van inhuur te duiden, noemt Oldenburg vijf verschillende niveaus. De eerste drie worden gevormd door Inkoop gedreven ontwikkelingen, waar Decentraal (niveau 1), Voorkeursleveranciers (niveau 2) en Master Vendor (niveau 3) onderdeel van zijn. “Omdat Inkoop vervolgens is uitgespeeld, komt HR in niveau 4 aan boord om verdere stappen te maken. Het belangrijkste uitgangspunt van de Managed Service Provider (MSP) of Self Managed Program (SMP) is de gehele markt aan leveranciers  en ZP’ers de mogelijkheid te bieden om bij de organisatie aan te bieden, maar tegelijkertijd wel in één proces georganiseerd”, aldus Oldenburg. Hij vervolgt: “Dit niveau is een mooie voorbereiding op het uiteindelijke Total Talent Management, wat een Business gedreven ontwikkeling is. Mijn advies: kijk vooral waar je nu echt in de volwassenheid staat en waar je naartoe zou willen.”

25% professioneel ingehuurd

De markt is in beweging. Dat zie je aan de hoeveelheid aanbestedingen, maar ook aan de hoeveelheid organisaties die streven naar een professioneel niveau van inhuren. Oldenburg voorspelt dan ook dat in de komende vijf jaar een professionaliseringsgolf op gang gaat komen. “Als je het plaatst in de adoptiecurve, dan zijn wij in 2018 het tijdstip van onstuitbaarheid van de ontwikkeling gepasseerd. Dit is waarschijnlijk geen slechte gok, want ook de adoptiecurve van cloud-technologie wordt netjes gevolgd.” Meer en meer organisaties overwegen om zelf de regie over de externe inhuur te houden (Self Managed Program SMP). “Bijvoorbeeld omdat er al een centrale loketfunctie geregeld is, zij de inhuur niet volledig aan een derde willen overlaten of eigen HR mensen de inhurende managers en hun behoeftes goed kennen”, aldus Oldenburg.

Argumenten voor en tegen uitbesteden
Vervolgens geeft Oldenburg een overzicht van diverse argumenten voor en tegen zowel zelf doen als uitbesteden. “Het is vooral belangrijk dat een organisatie de eigen argumenten (doelstellingen) op tafel krijgt, zodat je kunt bekijken wat het beste past bij de organisatie. Wees ervan bewust dat de discussie en de argumenten (doelstellingen) per rol kunnen verschillen.” Oldenburg adviseert daarom om het vanuit het perspectief van HR, Inkoop, Directie én Inhurend Manager te benaderen. “Bij de voordelen van zelf doen is het belangrijk om te realiseren dat HR korter op de bal zit als het gaat om de instroom van nieuw talent. Zonder een sterke en betrokken HR-afdeling heeft het weinig zin om een MSP-discussie te voeren.

MSP als praktijkbegeleider

Wil jij niet kiezen, maar juist best of both worlds? Ook dat kan. Oldenburg biedt namelijk een gefaseerde aanpak om snel en gecontroleerd te komen tot een eigen professioneel inhuurproces. “Onze build-your-own-desk is een coöperatie, waarbij je samen met Staffing MS als kennispartner het proces gaat inrichten. Organisaties worden begeleid om stap voor stap te groeien naar een situatie waarin ze steeds meer zelf doen.” Het grote voordeel? Het duurt niet 1 tot 2 jaar voordat het proces up and running is, maar binnen 3 maanden kun jij al aan de slag.

Genoeg keuzemogelijkheden, maar neem de keuze niet te overhaast. Oldenburg benadrukt dat een goed inhuurprogramma begint met één cruciale stap: intern tijdig, volledig en met de juiste mensen een inhoudelijke discussie voeren. “Bepaal welke inhuurvolwassenheid de organisatie wil behalen en schakel vervolgens externe expertise in voor onderdelen waar de eigen kennis nog ontbreekt.”

Meer weten?

Jij kunt Paul Oldenburg zijn webinar ‘Professioneel inhuren: zelf doen of uitbesteden’ hier terugkijken.