Managed service providers: organisatie van externe inhuur

Het inhuren van externe arbeid kan deels of geheel worden uitbesteed. De dienstverleners die hiervoor in de markt zijn heten managed service providers (MSP’s). Hoe maak je optimaal gebruik van een MSP?

MSP’s kunnen worden ingezet voor visieont­wikkeling, ontwerp en implementatie van de organisatie en processen van inhuur. Dit onderscheidt MSP’s van brokers, die zich met name concentreren op het con­tracteren (inhuur van leveranciers). Ook worden MSP’s ingezet voor de uitvoering, dat wil zeggen het beheer en de regie, tot en met de contacten en contracten met leveranciers. MSP’s zijn feitelijk een vierde partij, naast de inhurende organisatie, de leverancier (intermediair) en de arbeidskracht.

Bij de inzet van een MSP is ons advies de HR-functie zo goed mogelijk af te stemmen op het inkoopproces en vice versa. Feitelijk zou de inkoop een integraal onderdeel van de HR-functie moeten zijn. Alleen dan is optimale allocatie van arbeid voor de inhurende organisatie mogelijk. Het tweede advies is hierbij de sleutel niet uit handen te geven. De inhurende organisatie en MSP dienen elkaar scherp te houden.

Visieontwikkeling

In de praktijk opereert de MSP als verlengstuk van de inhurende organisatie. De samenwerking tussen de inhurende organisatie en de MSP wordt op basis van een service level agreement (SLA) uitgevoerd. De overeengekomen service levels zijn een directe reflectie van de doelstellingen van de inhurende organisatie. Deze doelstellingen kunnen in vier categorieën worden ingedeeld

Een MSP-programma heeft vaak als doelstelling om kosten te beheersen. De belangrijkste mogelijkheden om kosten te besparen door een MSP zijn:

  • Het verlagen van tarieven door het toelaten van meer concurrentie (7,5 tot 12,5% van de inhuuruitgaven).
  • Het verlagen van proceskosten door integratie en automatisering (2,5 tot 7,5% van de inhuuruitgaven)


Een tweede dominante doelstelling is risicoreductie. De MSP kan op twee manieren risico’s wegnemen voor de inhurende organisatie:

  • Door als contracterende partij op te treden (tussenkomst) en hiermee risico’s namens de inhurende organisatie te absorberen.
  • Door contracten en voorwaarden professioneel op te stellen en deze contracten professioneel te beheren, waardoor alle risico’s in beeld zijn en tijdig beheerst worden.

Kwaliteit, ofwel in dit geval de toegang tot de juiste kandidaat, op het juiste moment, op de juiste plaats en tegen de juiste voorwaarden. Waar stafafdelingen en directies zich vaak laten leiden door kostenbesparing en risicoreductie is de inhurende manager met name geïnteresseerd in continuïteit van levering. Zeker als de betreffende inhuur schaars is. Door het stimuleren, informeren en betrekken van strategische leveranciers bij de bedrijfsdoelstellingen en projectenagenda van de inhurende organisatie en het (helpen) inrichten van talentenpools kan de MSP hier voor de inhurende organisatie een belangrijke rol vervullen.

De laatste categorie betreft gemak. Dit wordt door aanbieders van MSP-diensten meestal vertaald in het ontzorgen van de inhurende organisatie. Door het wegnemen van administratieve lasten zoals dossierbeheer, dubbele goedkeuring van urenstaten en facturen, handmatig invoeren van werkorders, opstellen van contracten of afwijzen van niet geselecteerde kandidaten, kan de inhurende organisatie zich toeleggen op haar kernactiviteiten.

Implementatie

Omdat een MSP zich nadrukkelijk niet alleen met de uitvoering maar ook met de regie van het inhuurproces bezighoudt, impliceert de implementatie van MSP­-dienstverlening per definitie een verandering in de manier van werken bij de inhurende organisatie. Dit geldt met name voor inhurende managers, maar ook voor staforganisaties als HR, inkoop, ICT en finance. Het is dan ook zeer belangrijk dat een implementatie van MSP-dienstverlening als een veranderingstraject wordt gepositioneerd. Hier dragen de MSP en de inhurende organisatie een gezamen­lijke verantwoordelijkheid. De MSP heeft geen gezagsverhouding met inhurende managers en kan hooguit verleiden. Er zijn nog te veel praktijkvoorbeelden waar implementaties van MSP-dienstverlening zijn mislukt door gebrek aan draagvlak en bestuurlijke wil om dit draagvlak te realiseren.

Bron: ‘Professioneel inhuren van externe arbeid’ – Max Boodie, Peter Donker van Heel, Rob de Laat en Paul Oldenburg.