Vanaf 1 maart 2020 geldt een meldingsplicht voor werkgevers en sommige zelfstandigen uit landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland, die in Nederland een tijdelijke opdracht uitvoeren. Deze meldingsplicht volgt uit de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie (WagwEU).

De meldingsplicht is ook relevant voor wie uiteindelijk gebruik maakt van diensten van de werkende, dus de feitelijke opdrachtgever. De Inspectie SZW kan bij niet-naleving van de meldingsplicht en het controleren daarvan, boetes á €12.000,- per overtreding opleggen aan zowel de dienstverrichter als de -ontvanger.

Het organiseren van compliant inhuren is onze levensader. Daarom heeft WagwEU – naast o.a. de wet DBA, WAB, WAADI, WKA en AVG – onze bijzondere aandacht. Vanuit onze rol nemen wij inhuurrisico’s over en/of adviseren en instrueren wij opdrachtgevers hoe om te gaan met deze nieuwe wetgeving. Benieuwd naar ons WagwEU-beleid? Wij voorzien jouw organisatie graag van advies.

Ben je op zoek naar een concreet stappenplan om een kritisch rapport te kunnen maken van je eigen inhuurbeleid? Dan ben je bij Paul Oldenburg, business development HeadFirst Group, aan het juiste adres! In een webinar lichte hij toe hoe organisaties zichzelf een spiegel kunnen voorhouden om de externe inhuur te optimaliseren. Ter inspiratie vult hij zijn verhaal aan met informatie uit een recente case, zodat je kunt zien hoe zo’n traject er in de praktijk uitziet.

Waar het zo’n 5 jaar geleden nog trekken aan een dood paard was, pakken nu steeds meer mensen de handschoen op om aan de slag te gaan met de professionaliteit van externe inhuur. Volgens Oldenburg zijn hiervoor genoeg aanleidingen. Denk aan kostenbesparing, wat al jaren een belangrijke drijfveer is, maar anno 2020 zijn ook aangescherpte wet- en regelgeving en natuurlijk schaarste van arbeidskrachten erg belangrijk. Dat maakt dat zowel inkoop, HR als inhurende managers baat hebben bij een professioneel inhuurbeleid. Desondanks bestaat het bij driekwart van de organisaties uit ad hoc ingerichte processen, Excel-bestandjes met freelancers en onvoorspelbare resultaten. Het is dus de hoogste tijd om je organisatie in beweging te krijgen. Het grote vraagstuk blijft alleen: hoe? “Een inhuurscan biedt handvatten om je directie of bestuur te overtuigen dat het anders moet”, aldus Oldenburg.

“Kom niet alleen met financiële argumenten om het inhuurproces te professionaliseren, de kwaliteit is minstens zo belangrijk.”
– Paul Oldenburg, Business development HeadFirst Group

Inhuurvolwassenheid

Om de professionaliteit van inhuur te duiden, noemt Oldenburg vijf verschillende niveaus. De eerste drie worden gevormd door Inkoop gedreven ontwikkelingen, waar Decentraal (niveau 1), Voorkeursleveranciers (niveau 2) en Master Vendor (niveau 3) onderdeel van zijn. “Omdat Inkoop vervolgens is uitgespeeld, komt HR in niveau 4 aan boord om verdere stappen te maken. Het belangrijkste uitgangspunt van de Managed Service Provider (MSP) of Self Managed Program (SMP) is de gehele markt aan Leveranciers en Zelfstandig Professionals de mogelijkheid te bieden om bij de organisatie aan te bieden, maar tegelijkertijd wel in één proces georganiseerd”, legt Oldenburg uit.
Hij vervolgt: “Dit niveau is een mooie voorbereiding op het uiteindelijke Total Talent Management, wat een Business gedreven ontwikkeling is. Tijdens de webinar blijkt uit een poll met het publiek dat een vijfde van de organisaties zich op dit pad bevindt. De daadwerkelijke stap naar niveau 5 hebben zij echter nog niet gemaakt. Het overgrote deel van de organisaties, namelijk 40%, bevindt zich op dit moment in niveau 3.

“Bepaal op voorhand naar welk niveau je toe wil werken. Met het juiste doel voor ogen zijn resultaten voorspelbaar en verbeterbaar.”
– Paul Oldenburg, Business development HeadFirst Group

Inventarisatie huidige situatie

Allereerst is het van belang om een inventarisatie te maken van de huidige situatie op basis van feitelijke informatie. Oldenburg: “De aanpak van de inhuurscan is een drietrapsraket, bestaande uit interviews, contractscan en data-analyse. De interviews geven goed inzicht in de kwaliteit van het inhuurproces. De scan op contracten en data-analyse vullen dit kwantitatief aan, zodat je weet hoe de organisatie ervoor staat op het gebied van compliancy, de inhuurstrategie en – tarieven.”

1. Interview mensen die direct betrokken zijn bij het inhuurproces, zoals van de afdelingen Inkoop, HR en Finance. Tijdens de interviews is het vooral belangrijk om het proces, hun rol, verwachtingen van andere afdelingen en gewenste verbeterpunten te verduidelijken. Volg het volledige inhuurproces – van het vaststellen van de capaciteitsbehoefte tot aan rapportages – bij het opstellen van de interviewvragen. Op deze manier weet je zeker dat je alle facetten onder de loep neemt.

Afbeelding 1: Het inhuurproces

2. Stel vervolgens – in samenwerking met afdeling Legal – een contract scorecard op om de
standaardafspraken met leveranciers en zelfstandig professionals te analyseren. Voorbeelden zijn compliancy van wet- en regelgeving, aansprakelijkheid en marges.

3. Om, anno 2020, de beste kandidaten te kunnen vinden is er meer nodig dan alleen het publiceren van een aanvraag. Daarvoor kun je verschillende sourcing strategieën gebruiken. Voor het vaststellen van de juiste strategie biedt de Kraljic-matrix hulp.

• Public sourcing: maximaliseren concurrentie doordat de gehele markt de mogelijkheid krijgt om aan te bieden.
• Single sourcing: wij kenmerken deze stroom als het meest effectief wanneer het gaat om het invullen van een inhuurbehoefte die zich niet kenmerkt als schaars en waarvan de financiële impact laag is.
• Dynamic tiering: voor kandidaten in het schaarse segment met hoge impact kun je levering verzekeren middels strategische allianties met leveranciers.
• Dual sourcing: voor kandidaten met een schaars profiel is public sourcing niet toereikend. Daarom wordt hieraan een ‘closed network search’ gekoppeld en spreken we van Dual sourcing.

Afbeelding 2: Sourcing strategieen a.d.h.v. Kraljic-matrix

Verbeteringen categoriseren

Als je de drie stappen van een inhuurscan grondig hebt uitgevoerd, dan heb je inzicht verkregen in waar je als organisatie staat. Deze analyse moet je het antwoord geven op vragen als: ‘Hoe is je huidige inhuur georganiseerd?’, ‘Hoe flexibel moet jouw organisatie zijn?’, ‘Wat is de best passende flexibele schil?’ en ‘Hoe kun je de inzet van tijdelijke krachten en externen goed organiseren?’. Is dat het geval? Dan kun je aan de slag om jouw inhuurproces en -beleid te optimaliseren!

“Categoriseer je acties in korte, middellange en lange termijn. Het grote voordeel van korte termijn acties is dat ze een lage veranderingsimpact hebben, waardoor je snel resultaat kunt boeken. Op deze manier blijft iedereen positief en kun je vrolijk aan de slag met de middellange termijn acties. Hier heb je namelijk sterk draagvlak voor nodig”, besluit Oldenburg.

Meer weten?

Jij kunt Paul Oldenburg zijn webinar ‘Inzicht in externe inhuur? Doe een selfscan!’ hier terugkijken.

Dat arbeidsmarktstrategie bij veel zorgorganisaties hoog op de agenda staat, bleek uit de grote opkomst op het seminar ‘Arbeidsmarktstrategie zorgsector 2020’ van 12 november 2019. Initiatiefnemers Staffing MS (onderdeel van HeadFirst Group), Compagnon en Intrakoop staken enkele maanden geleden de koppen bij elkaar over de vraag hoe zij organisaties in de zorgsector bij hun arbeidsmarktstrategie kunnen helpen. Het resultaat was het seminar in Stadskasteel Oudaen Utrecht, waar diverse praktijkspecialisten het podium beklommen met concrete handreikingen voor het maken van een beleid op basis van feiten en data en om de beschikbare middelen zo optimaal mogelijk in te zetten.

Bittere PNIL

Ledenorganisatie Intrakoop trapte de middag af met de grootste uitdagingen voor HR. Met stipt op nummer één staat volgens inkoper en productmanager Simone Nicolaes de PNIL (personeel niet in loondienst). Intrakoop analyseerde de jaarverslagen van al haar leden en concludeerde hieruit dat de gemiddelde PNIL-kosten tussen 2014 en 2018 met 2,7 procent zijn toegenomen. Dat deze kosten nu tussen de 5 en 10 procent liggen, wordt door alle sectoren – ziekenhuizen (ZKH), geestelijke gezondheidszorg (GGZ), gehandicaptenzorg (GHZ) en de verpleging, verzorging en thuiszorg (VVT) – als ongewenst bestempeld. Desondanks verwacht Nicolaes dat de kosten alleen nog maar verder zullen toenemen, bijvoorbeeld door de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020. Daarnaast waarschuwt zij dat de wildgroei aan PNIL-leveranciers en het gebrek aan inzicht in samenwerkingen en de bestedingsomvang zorgt voor problemen.

“Het gaat niet alleen om het herkennen van een probleem, maar vooral om het gebruiken van data om tot oplossingen te komen.”
– Geert-Jan Waasdorp (directeur Intelligence Group)

Wie zijn doelgroep kent

“Wie zijn doelgroep kent: wint haar hart op de arbeidsmarkt, kan hiring managers goed adviseren, wordt niet verrast en kan verrassen én heeft nooit een wervingsprobleem”, steekt de tweede spreker Geert-Jan Waasdorp (directeur Intelligence Group) van wal. Maar hoe kun je nu jouw doelgroep leren kennen? Het antwoord ligt volgens hem in data, zoals deze bijvoorbeeld is samengebracht in het onderzoeksrapport ‘Arbeidsmarkt Zorg in cijfers’. De jaarlijkse uitgave van Compagnon, uitgevoerd door Intelligence Group, kreeg zijn primeur tijdens het seminar. Met het rapport laat zien Waasdorp zien hoe de arbeidsmarkt van de zorgsector er écht uit ziet.

Het verbaasd Waasdorp dat het imago van de zorgsector als strop wordt gezien bij het werven van zorgprofessionals. Want hoe kan het dan dat het de grootste sector is waarin wordt gewerkt? Hij is dan ook van mening dat er interessante doelgroepen over het hoofd worden zien. Denk bijvoorbeeld aan mensen met een migratieachtergrond of instroom vanuit het onderwijs. En vergeet natuurlijk de zzp’ers niet. Ken je hun beweegmotieven en de benaderfactoren die zij waarderen, dan heb je een schat in handen waarmee je deze doelgroep veel gerichter kunt mobiliseren.

Maar wat willen zorgprofessionals dan precies? En wat ook vooral niet? Een beknopte samenvatting:

• Zorgprofessionals verwachten gemiddeld 2 sollicitatiegesprekken en een sollicitatieprocedure van gemiddeld 22 werkdagen.
• Op het gebied van sollicitatieaspecten wensen zij graag een gelijkwaardige gesprekspartner van de werkgever te zijn en maak je hen niet blijer als zij toekomstige teamgenoten/collega’s kunnen ontmoeten.
• Op de fiets naar het werk kunnen is een enorme pré.
• De meeste zorgprofessionals geven de voorkeur aan een werkweek van gemiddeld 24-29 uur.
• Een vast contract vinden zij – ten opzichte van de Nederlandse Beroepsbevolking – bovengemiddeld belangrijk. Zelfs meer dan een goed salaris.
• De meest gebruikte apps van zorgprofessionals zijn WhatsApp, Facebook, Instagram, Nu.nl & Buienradar (want ja, ze willen op de fiets naar werk kunnen).
• Typerende apps voor deze doelgroep zijn: Scoupy, Candy Crush, Pinterest, Wordfeud en Marktplaats
• Nursing, V&VN Magazine, Farmacotherapeutisch Kompas, Nurse Academy en NVDA staan in de top vijf best gelezen vakbladen.

En zo kan Waasdorp nog wel even doorgaan. Hij heeft data genoeg om de Arbeidsmarkt Zorg écht te leren kennen! Deelnemers aan het seminar ‘Arbeidsmarktstrategie zorgsector 2020’ kregen het onderzoeksrapport uitgereikt. Interesse in de resultaten? Download de tweede uitgave van het jaarrapport hier.

“€5.000,- uitgeven aan een detacheerder is ‘niets’, maar hetzelfde bedrag vrijmaken voor een opleiding wordt gezien als probleem.”
– Geert-Jan Waasdorp (directeur Intelligence Group)

Beter dichtbij

Met ruim 40 jaar ervaring in HR en zorg is Pauline Roest (manager HR LangeLand Ziekenhuis) bij uitstek geschikt om over recruitment in de praktijk te vertellen. Een openhartig verhaal, waarin zij benadrukt dat recruitment door de jaren heen – met succes – geëvolueerd is binnen LangeLand maar zij er zeker nog niet zijn. Onderdeel worden van de Reinier Haga Group heeft het ziekenhuis veel gebracht, maar zorgt ook voor de nodige struggles. Zoals het niet hebben van een CAO en afspraken waar zij zich vanuit de groep aan dienen te houden.

“In 2017 moesten alle ‘hens aan dek’ toen we 40 mensen moesten werven voor de afdeling orthopedie. Ontzettend gaaf om te zien dat we dit met elkaar hebben kunnen realiseren. Nu de arbeidsmarkt krapper wordt is het wel belangrijk dat basis-recruitment wordt omgezet naar ‘de voordeur van een magnet-hospital”, licht Roest toe. Met initiatieven als Volg je Hart, speeddate-sessies en een werken-bij website die binnenkort gelanceerd wordt wist het LangeLand Ziekenhuis in de afgelopen twee jaar maar liefst 230 vacatures te vervullen!

De basis op orde: het klinkt simpel, maar het is nogal wat

Het tweede praktijkvoorbeeld werd geschetst door Marianne Tulp (tot voor kort Hoofd P&O Frankelandgroep). In haar overtuiging heeft de manier waarop een organisatie werkt heel veel invloed op het welzijn, de vitaliteit en het werkplezier van de medewerker. “Daarom is het allereerst van belang dat je een vitale en aantrekkelijke organisatie bent, want pas dan ben je als werkgever aantrekkelijk om voor te werken en te blijven werken”, deelt Tulp.

“Als de basis op orde is zullen programma’s rond duurzame inzetbaarheid en terugdringen van het ziekteverzuim effectiever zijn.”
– Marianne Tulp (tot voor kort Hoofd P&O Frankelandgroep)

Zij vervolgt: “Bij een vitale organisatie komt alles bij elkaar: goed leiderschap, zorgvuldig personeelsbeleid, voldoende mensen om het werk goed te kunnen doen, een goede sfeer, aandacht en waardering, opleidingsmogelijkheden en groeimogelijkheden.” Tulp neemt de aanwezigen mee in keuzemogelijkheden die organisaties kunnen maken en vooral welke zij in haar loopbaan bewust heeft gemaakt. “Veel van de maatregelen die ik genoemd heb vragen om onderzoek, analyses en keuzes in beleid. Dit is niet morgen klaar, maar het is wel van belang om als organisatie aantrekkelijk te blijven en om zo uw medewerkers te behouden.” Daarom noemt Tulp tot slot een aantal zaken waar organisatie wél morgen mee kunnen beginnen en die bovendien gratis zijn:

• Geef aandacht en waardering aan je medewerkers.
• Bestuur en directie/management schuiven aan bij werkoverleg.
• Luister naar wat medewerkers te zeggen hebben en wat zij belangrijk vinden.
• Vraag aan de medewerkers zelf hoe iets anders of beter kan.
• Wees zelf een leuke collega, dat maakt het werk nog leuker.
• Er is veel kennis in huis, maak er gebruik van.
• ..vier successen samen!

“Probeer de baan eens te zien als “bestellend baan”. Wordt het dan eenvoudiger of juist lastiger?”
– Frank Roders (directeur Compagnon)

Best practise recruitment

“Soms is het eigenlijk heel eenvoudig, maar het gaat er vooral om dat het goed gebeurt”, stelt Frank Roder (directeur Compagnon). Volgens hem dien je als hr- of recruitmentprofessional de boel op orde te hebben op acht vlakken. “Begin bij het begin en zorg dat je steeds een stapje verder komt. Je moet namelijk niet alleen een goede recruiter in huis hebben, maar ook een goed proces waarmee hij/zij werkt.” Samen met Paul Oldenburg (business development Staffing MS) vat Roder de middag samen. Volgens Oldenburg vindt de zorgsector het zelf veel dat zij tussen de 5 en 10% extern inhuren, maar vergeleken met andere sectoren is dit eigenlijk weinig. Het gemiddelde ligt namelijk rond de 20%. “Er zijn nog maar weinig organisaties die vast en flex bij elkaar zetten op de werken-bij website. Terwijl je flex juist als een bron voor vast moet zien.”

Verovert de MSP Nederland? Inderdaad zien we dat de Managed Service Provider dienstverlening van Staffing MS voor steeds meer werkgevers een duidelijke toegevoegde waarde heeft. Maar wat houdt MSP in Nederland eigenlijk in?

De Managed Service Provider ontzorgt

Een Managed Service Provider ontzorgt bedrijven en organisaties bij het inhuren van externe medewerkers. Een MSP fungeert als verlengstuk van het HR team en de inkopers, neemt hun processen uit handen en optimaliseert die waar mogelijk. Dienstverlening die verder gaat dan de gangbare contractmanagement partijen en intermediairs.

Uiteraard verzorgt de MSP ook het volledige administratieve contractmanagement. Inclusief de on- en off-boarding, de digitale dossiervorming, tijdregistratie, facturatie en rapportages. En net als de intermediairs zoekt men naar kandidaten en wordt de matching verzorgd. Maar bovenal is de MSP een partij die samen met de HR teams en inkopers de businessplanning doorneemt en de inhuurbehoefte op korte en langere termijn plant. Die een groot deel van hun verantwoordelijkheden overneemt en ervoor zorgt dat er een goed werkend wervingsplan komt en wordt uitgevoerd. Inclusief het opstellen van de aanvragen. De MSP professionals zijn dus volwaardige gesprekspartner die de ‘business kennen’ en korte lijnen hebben naar de HR- en inkoopteams bij de opdrachtgever.

En omdat de provider dat voor meerdere klanten doet, een volledig dekkend netwerk van leveranciers beheert en is uitgerust met geavanceerde Vendor Management Systemen oplossingen, kan een MSP Nederlandse bedrijven vaak niet alleen ontzorgen, maar ook serieuze kostenbesparingen realiseren binnen de complexe inhuurketen.

Belangrijke driver voor MSP Nederland: schaarste

We vissen als bedrijfsleven en (semi)overheden natuurlijk allemaal in dezelfde vijver met arbeidskrachten. En zelfs al zijn er wat voorzichtige voorspellingen dat de markt over het kookpunt heen is, toch zijn we vooral voor functies op MBO+, HBO en WO niveau nog volop met elkaar in concurrentie. In zo’n ‘verkopersmarkt’ – als we de werknemers even als verkopers beschouwen – is het natuurlijk van groot belang dat de inhuur plaatsvindt door een partij die de markt kent. Een partij die meer kan dan alleen externen inhuren en het contractmanagement verzorgen. Een partner waarmee organisaties op het juiste tactische én strategische niveau over hun bedrijfsvoering kunnen praten om gezamenlijk de inhuurbehoefte te plannen. Totale ontzorging van het inhuurproces door een MSP is voor steeds meer bedrijven in Nederland dé manier om de schaarste in de markt tegemoet te treden.

Meer behoefte aan MSP in Nederland door complexe wet en regelgeving

Bovendien is er – het kan niemand zijn ontgaan – een fundamentele discussie gaande over de balans tussen flexibel en vast werk in Nederland. Veel werkgevers zijn enthousiast zijn over de flexibele schil waarmee fluctuaties in volume en type werknemers beheersbaar blijven. Tegelijkertijd maakt de politiek zich zorgen over de rechtspositie van met name de minder opgeleide werknemers die ook steeds meer in zulke flex-constructies zijn gedrongen.

Concreet reageert de politiek met nieuwe wetten als de wet DBA (deregulering beoordeling arbeidsrelatie) en de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). Wetgeving die is bedoeld om duidelijkheid te creëren maar daar niet altijd in slaagt, om het maar eens eufemistisch te stellen. Ook daarom zoeken bedrijven en organisaties een businesspartner. Iemand die niet alleen ‘aanvragen verwerkt’ maar ook proactief met veranderingen in de wet- en regelgeving aan de slag gaat en klanten behoedt voor missers.

Kennismaken met het dienstenpakket van een Managed Service Provider?

Meer weten over hoe een MSP dit in Nederland aanpakt? Praat met de experts. Met een partij die een lang trackrecord heeft in MSP diensten aan bedrijven en (overheids)organisaties. Bij Staffing MS geven we dagelijks invulling aan de MSP rol voor onze klanten. We houden de grip en regie over hun complete end-to-end inhuurproces. We onderhouden een enorm netwerk van leveranciers en freelancers dat sneller en kwalitatief betere kandidaten oplevert. Onze gestroomlijnde MSP-keten zorgt voor een efficiënte, kostenbesparende (tussen de 10 en 20%!) en foutloze administratieve afhandeling waar u geen omkijken naar heeft. En daar bovenop zorgen we dat we dat altijd doen volgens de op dat moment geldende wetten en regels. Zelfs als die dinsdag alweer anders zijn dan maandag.

Meer weten over onze Staffing MS aanpak? Neem dan contact op. We vertellen er graag alles over.