Stakeholders bij de inhuur van externe arbeid

In de praktijk zijn verschillende partijen betrokken bij de inschakeling van externe arbeid. De belangrijkste vier zijn Topmanagement, Lijnmanagement, Inkoop en Human resource management (HRM). Ze hebben allen een verschillend belang bij en verantwoorde­lijkheid voor de inhuur van externe arbeid. Voorts hebben ze alle vier hun eigen dilemma’s.

Topmanagement

De primaire belangen van het topmanagement zijn continuïteit van de organisatie en, daarmee nauw samenhangend, gezonde financiën. Voor het voortbestaan van de organisatie is het essentieel dat er voldoende geschikte medewerkers zijn. Ook omdat met externe arbeid vaak veel geld is gemoeid, hoort dit onderwerp thuis in de directiekamer. De primaire taak van het topmanagement is dan ook om ervoor te zorgen dat de randvoorwaarden voor de betrokken functies zijn ingevuld en dat de prestaties worden gemanaged en indien nodig bijgestuurd.

Dilemma’s voor de directie kunnen onder meer zijn: geen materiekennis, geen visie op het inhuur­vraagstuk en geen geschikte middelen om het vraagstuk aan te pakken.

Lijnmanagement

Het belang van de lijn bij het inhuurvraagstuk is dat externe arbeid een – al dan niet (zeer) grote – bijdrage levert aan het op peil houden van de productiefactor arbeid en dat daarmee de prestaties zeker gesteld worden. Er is ook een finan­cieel belang maar dat lijkt op de tweede plaats te komen: eerst voldoende ge­schikte mensen, dan de kosten. De primaire verantwoordelijkheid van de lijn voor de inzet van externe arbeid is dan ook om tijdig aan te geven hoeveel tijdelijke arbeidskrachten nodig zijn, wat de gewenste competenties zijn en wanneer de ex­terne arbeidskrachten beschikbaar moeten zijn. En eventueel, tegen welke kosten.

Dilemma’s voor de lijn zijn: geen kwantitatief en kwalitatief capaciteitsplan, chro­nisch tijdgebrek en de natuurlijke neiging de dingen zelf te willen doen zonder inbreng en monitoring van de collega’s van inkoop en HRM.

Inkoop

Zowel qua prijs, leveringscondities en beheersbaarheid van het aantal leveran­ciers als qua risico’s (aansprakelijkheid) heeft de inkoopafdeling een rol bij de inzet van externe arbeid. De belangrijkste taak van inkoop is het koppelen van de mogelijkheden van de markt aan de wensen en eisen van de interne klanten. En dat op een zo efficiënt mogelijke manier waarbij alle risico’s en kosten in kaart zijn gebracht.

Dilemma’s zijn er ook voor inkoop. Bijvoorbeeld een te grote focus op het zo goedkoop mogelijk inkopen of het afsluiten van contracten zonder vervolgens op het daadwerkelijke gebruik van die contracten te letten (contract compliance). Inhuur kan ook een te kleine inkoopcategorie zijn om voldoende aandacht aan te besteden. Aan de andere kant is externe arbeid voor veel organisaties juist een grote inkoopcategorie, maar is het lastig om gespecialiseerde inkopers te vinden.

Human resource management (HRM)

Ook de externe arbeidskracht behoort tot het human capital van de organisatie en HRM is dus ook voor deze groep medewerkers verantwoordelijk. Belangrijke ta­ken voor HRM zijn: de goede vertaling van benodigde competenties naar inhuur­profielen, het beoordelen van de bijdrage van externe krachten, het zorgen voor gewenste instroom van externe krachten in de vaste organisatie, het beheren van de afgesloten contracten en het vermijden van fiscale en compliancerisico’s door een foutloos en volledig dossierbeheer.

In de praktijk blijkt dat de verantwoordelijkheid op het gebied van externe inhuur lang niet altijd door HRM wordt opgeëist. In de meeste organisaties is externe in­huur nog een versnipperd proces waar activiteiten verspreid door de hele organi­satie worden uitgevoerd. Integrale verantwoordelijkheid ontbreekt. Op dit terrein is voor HRM veel winst te behalen. Na het nemen van de verantwoordelijkheid moet zorg worden gedragen voor een excellente uitvoering. Helaas zijn er veel voorbeelden waar het proces van externe inhuur leidt tot onaangename verras­singen: fiscale naheffingen, uit de hand lopende kosten en buitensporige decla­raties van externe medewerkers. Wat de accountability betreft, zijn nog weinig HRM-organisaties in staat om strakke managementrapportages te verzorgen waar­bij rendement en risico van de externe schil overzichtelijk worden gepresenteerd. Ook hier is dus winst te halen. De HRM-organisatie die zich voor de externe inhuur verantwoordelijk voelt, zich toelegt op een excellente uitvoering en zich hierop laat controleren zet een belangrijke stap naar acceptatie als strategisch partner voor haar bestuurders.

In onderstaande afbeelding zijn de belangrijkste verschillen in belang, primaire verantwoordelijkheid en dilemma’s op een rij gezet.